OJCO:s integritetspolicy

Gäller för OJCO Secure IT
Organisationsnummer: 556520-6199

1. Allmänt

Denna integritetspolicy beskriver hur OJCO Secure IT, org. nr 556520-6199, Kastellgatan 2, 254 66 Helsingborg, e-post: integritet@ojco.se, (”OJCO”, ”vi”) samlar in, använder, lämnar ut och lagrar dina personuppgifter.

1.1 Integritetspolicyn gäller då OJCO Secure IT tillhandahåller tjänster och produkter i anslutning till köp, hyra av datakraft, kundserviceärenden och övrig kontakt med OJCO, såsom besök på webbplatsen.

1.2 Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi vill med denna integritetspolicy visa hur vi säkerställer att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning.

2. Personuppgiftsansvarig

OJCO Secure IT är personuppgiftsansvarig för OJCO:s behandling av dina personuppgifter. Vi ansvarar för att behandlingen sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.

3. När samlar vi in och behandlar dina personuppgifter?

3.1 När du besöker vår webbplats eller för att du ska kunna köpa våra tjänster, produkter eller kontakta oss för information eller service samlar vi i vissa fall in personuppgifter om dig, enligt nedan.

3.2 OJCO Secure IT samlar in och behandlar personuppgifter om dig när du besöker OJCO:s webbplatser, använder OJCO:s support eller deltar på ett evenemang som OJCO anordnar. Informationen som samlas in från dig vid bokningar och köp krävs för att du ska kunna ingå avtal med OJCO och för att OJCO ska kunna tillhandahålla sina tjänster och erbjudanden.

3.3 Information som OJCO Secure IT samlar om dig är hur du interagerar med OJCO:s webbplats, din inköpshistorik, vilka evenemang du deltagit i samt vilka erbjudanden du varit intresserad av.

3.4 Personuppgifterna lagras i våra CRM-, fakturerings-, e-post- samt dokumenthanteringssystem.

4. Vilka personuppgifter behandlar vi?

4.1 För dig som är kund till OJCO Secure IT

OJCO samlar in och behandlar personuppgifter om dig i egenskap av kund som genomför ett köp av våra tjänster, produkter, evenemang eller utbildningar och använder våra tjänster och produkter:

• För- och efternamn
• E-post
• Telefonnummer
• Organisationsnummer
• Faktureringsadress
• Betalningsuppgifter
• Orderhistorik
• Yrkestitel

4.2 För dig som visat intresse genom att fylla i våra webbformulär

OJCO Secure IT samlar in och behandlar följande personuppgifter om dig:

• För- och efternamn
• E-post
• Företag
• Yrkestitel
• Faktureringsadress
• Telefonnummer
• Intresseområde, det vill säga vilka erbjudanden du intresserar dig för och vilka av våra evenemang du anmält dig till.

4.3 För dig som nyhetsbrevsprenumerant

OJCO Secure IT samlar in och behandlar följande personuppgifter om dig:

• För- och efternamn
• E-post
• Intresseområde
• Hur du interagerat med våra nyhetsbrev, information om vilka erbjudanden du intresserar dig för och vilka länkar du klickar på.

4.4 För dig som besöker vår webbplats

OJCO Secure IT samlar in och behandlar din IP-adress och din användning av OJCO:s webbplatser. Den information vi samlar in för dig som besöker vår webbplats är:

• Vilka sidor som besöks
• Tid spenderad på vardera sida
• Vilka länkar du trycker på
• Vilken sida du gick ifrån när du kom till en ny
• Vilken webbläsare du använder

4.5 Webbplats och AI-assistent

OJCO Secure IT använder Vercel Pro för hosting och teknisk leverans av webbplatsen. Vid besök kan tekniska uppgifter, exempelvis IP-adress, tidpunkt, begärd sida samt information om webbläsare och enhet, behandlas för att leverera och skydda webbplatsen samt förebygga tekniska fel och missbruk.

Webbplatsen innehåller en frivillig AI-assistent som använder OpenAI API. När du använder chatten behandlas innehållet i dina meddelanden, dialoghistoriken i den aktuella sessionen, en tillfällig sessionsidentifierare, information om vilken sida du befinner dig på samt tekniska uppgifter. Behandlingen sker för att besvara frågor, ge information om OJCO:s tjänster och skydda funktionen mot missbruk.

Behandlingen grundas på OJCO:s berättigade intresse av att tillhandahålla en fungerande och säker webbplats samt relevant information. OpenAI och Vercel behandlar kunddata för OJCO:s räkning enligt tillämpliga personuppgiftsbiträdesavtal.

OJCO sparar inte chattdialogen i en egen permanent databas. AI-anropen är konfigurerade så att API-funktionen för lagring av genererade svar är avstängd. Begränsad teknisk behandling och säkerhetsloggning kan ändå förekomma hos leverantörerna.

Uppgifter behandlas så länge det är nödvändigt för att leverera och skydda tjänsterna, felsöka problem, förebygga missbruk eller uppfylla rättsliga skyldigheter. Därefter raderas eller anonymiseras de.

Vercel och OpenAI har verksamhet utanför EU/EES. Uppgifter kan därför behandlas bland annat i USA. Sådana överföringar sker med stöd av tillämpliga skyddsåtgärder, exempelvis EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller beslut om adekvat skyddsnivå.

AI-assistenten använder webbläsarens lokala lagringsfunktioner för en tillfällig sessionsidentifierare, chattens status under den aktuella sessionen och för att komma ihåg om du har stängt chatten. Uppgifterna används inte för annonsering eller för att följa dig mellan olika webbplatser. Sessionsuppgifter försvinner normalt när webbläsarsessionen avslutas. Uppgiften om att chatten har stängts kan finnas kvar tills du raderar webbplatsens lagrade data i webbläsaren.

Skriv inte lösenord, personnummer, känsliga personuppgifter, företagshemligheter eller information om pågående säkerhetsincidenter i chatten. AI-genererade svar kan innehålla fel och ersätter inte en professionell bedömning. Chatten används inte för profilering eller automatiserade beslut med rättsliga eller motsvarande betydande konsekvenser.

Kontakta OJCO på integritet@ojco.se om du vill veta mer om behandlingen eller utöva dina rättigheter.

5. Varför behandlar vi uppgifter om dig?

Vi använder enbart de personuppgifter som är förenliga med det ursprungliga ändamålet för vilket de samlats in, såvida inte efterföljande samtycke har erhållits.

5.1 För dig som är kund till OJCO Secure IT

OJCO Secure IT behandlar dina personuppgifter i syfte att:

• Fullgöra våra förpliktelser gentemot dig som kund, såsom administration, bearbetning och genomförande av köp, fakturering och tillhandahållande av support.
• Administrera kundkontot för bokföring och fakturering.
• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, såsom att besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter.
• Möjliggöra kommunikation med dig, lämna information, erbjudanden, evenemanginbjudningar och riktad marknadsföring per e-post, SMS och telefon avseende OJCO:s produkter och tjänster samt be dig delta i frivilliga marknadsföringsundersökningar.
• Löpande kunna hantera kundrelationen och tillhandahålla våra tjänster.
• Ge dig relevant information och anpassade erbjudanden i nyhetsbrev, på webben samt i sociala medier.
• Förbättra vårt kunderbjudande, till exempel utveckling av tjänster, produkter och funktioner.
• Följa tillämplig lagstiftning, till exempel bokföringslagar.
• Kunna kontakta dig vid uppkomna problem vid beställningar eller utförande av tjänster.

5.2 För dig som är nyhetsbrevsprenumerant eller har visat intresse genom att fylla i våra webbformulär

OJCO Secure IT behandlar dina personuppgifter i syfte att:

• Möjliggöra allmän kundvård och kundservice, som att besvara frågor och rätta felaktiga uppgifter.
• Möjliggöra kommunikation med dig om specialerbjudanden, evenemanginbjudningar och riktad marknadsföring via webb, e-post, SMS och sociala medier avseende OJCO:s produkter och tjänster.
• Ge dig relevant information och anpassade erbjudanden i nyhetsbrev, på webben samt i sociala medier.
• Felsöka och optimera tekniken.

Uppgifter kan även utgöra underlag för marknads- och kundanalyser, marknadsundersökningar och statistik relaterat till visat intresse av OJCO:s varor, tjänster och evenemang.

5.3 För dig som besöker vår webbplats

OJCO Secure IT behandlar dina personuppgifter i syfte att:

• Analysera hur du beter dig på vår webbplats, för att kunna göra förändringar i syfte att förbättra upplevelsen och användarvänligheten.
• Analysera vilka av våra sidor och tjänster eller produkter som är mest intressanta för besökare.

6. Laglig grund för OJCO Secure IT:s behandling av dina personuppgifter

Vi baserar behandlingen av dina personuppgifter på ett antal lagliga grunder som beskrivs nedan.

6.1 Uppfyllande av avtal

Om du är kund behandlar OJCO Secure IT dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet med dig som kund, genomföra bokningar och köp samt förenkla administration och orderhistorik.

6.2 Samtycke

För uppgifter som samlas in via e-postadress lutar vi oss på samtycke som laglig grund. För e-postadress hämtas samtycke in genom att du måste acceptera vår integritetspolicy för att bli prenumerant.

6.3 Intresseavvägning

För att kunna skicka erbjudanden till dig om våra tjänster, produkter och evenemang samt för att göra begränsad segmentering av kunder, till exempel baserat på geografi eller kunskapsområde, baseras en liten del av behandlingen av personuppgifter på intresseavvägning. OJCO Secure IT behandlar inte känsliga personuppgifter med stöd av en intresseavvägning och utför ingen behandling som utgör profilering med stöd av en intresseavvägning.

6.4 Rättslig förpliktelse

I vissa fall kan OJCO Secure IT ha en rättslig förpliktelse att behandla dina personuppgifter. Detta gäller till exempel behandling som vi utför för att kunna uppfylla bokföringslagens krav.

7. Profilering

7.1 OJCO Secure IT kan behandla dina personuppgifter genom profilering. Om du är besökare, kund eller nyhetsbrevsprenumerant analyseras information om hur du använder OJCO:s webbplatser, vilka av våra varor, tjänster och erbjudanden som du har varit intresserad av, vilka nyhetsbrev du interagerat med och evenemang du har anmält dig till samt uppgifter om inköp. Detta görs för att tillhandahålla personliga erbjudanden som vi tror passar dig och bjuda in dig till evenemang vi tror att du skulle vilja gå på.

7.2 Du kan när som helst invända mot behandling av personuppgifter genom profilering. Detta gör du genom att ringa OJCO Secure IT på +46 (0) 10 179 72 80, kontakta integritet@ojco.se eller skicka din begäran till OJCO Secure IT, Kastellgatan 2, 254 66 Helsingborg. När vi mottagit din anmälan kommer vi utan onödigt dröjsmål upphöra med att behandla dina personuppgifter för detta ändamål.

8. Hur länge sparar vi uppgifter om dig?

8.1 Personuppgifter

Personuppgifter sparas endast så länge som det finns ett behov av att spara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna integritetspolicy. OJCO Secure IT kan komma att spara uppgifterna längre om det behövs för att följa lagkrav såsom bokföringslagen.

8.2 Gallringspolicy

Dina personuppgifter sparas i vårt CRM-, faktureringsverktyg samt dokumenthanteringssystem så länge du har köpt, interagerat eller visat intresse för OJCO Secure IT eller till dess att samtycke återkallas av kund eller invändning inkommit mot behandling. Se punkt 12.

9. Vem lämnar vi ut personuppgifter till?

9.1 Tredje part

OJCO Secure IT kan lämna ut uppgifter till tredje part, såsom OJCO:s andra koncernbolag, samarbetspartners och leverantörer av kort- och kommunikationstjänster. OJCO säljer aldrig personuppgifter till tredje part. Tredje part som OJCO tillhandahåller information om en kund får endast använda informationen i syfte att:

• Sälja och marknadsföra OJCO:s och koncernbolagens tjänster och produkter.
• Leverera tjänster med anknytning till OJCO:s avtal med dig som kund.

Dessa tredje parter inkluderar:

• Ekonomisystem (Visma) för fakturor och betalsystem.
• Övriga system: hantering av kunder i Lime och Office 365.
• Våra valda system för webbanalys (Google Analytics).

9.2 För att följa gällande lagkrav eller krav från myndigheter

För att tillvarata OJCO Secure IT:s rättsliga intressen eller upptäcka, förebygga eller uppmärksamma bedrägerier och andra säkerhets- eller tekniska problem kan OJCO lämna ut personuppgifter om nödvändigt.

9.3 Länder utanför EU/EES

OJCO Secure IT kan komma att överföra uppgifter till land utanför EU/EES om någon av OJCO:s leverantörer befinner sig där. Om uppgifter överförs utanför EU/EES vidtar OJCO åtgärder för att säkerställa att uppgifterna är skyddade och vidtar de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES.

10. Ändringar av OJCO Secure IT:s integritetspolicy

OJCO har rätt att när som helst ändra integritetspolicyn och kommer då att göra en ny version tillgänglig. Om ändringarna kräver ditt samtycke kommer detta att inhämtas innan ändringarna träder i kraft.

11. Dina rättigheter gällande personuppgifter sparade hos OJCO Secure IT

11.1 OJCO Secure IT ansvarar för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.

11.2 På din begäran eller på eget initiativ kan OJCO Secure IT korrigera, avidentifiera, radera eller komplettera personuppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande.

11.3 Du har rätt att begära:

• Tillgång till dina personuppgifter, såsom i vilka register dina personuppgifter finns redovisade.
• Rättelse av dina personuppgifter på din begäran.
• Radering av dina personuppgifter om de inte längre är nödvändiga för det ändamål de samlades in för. Lagkrav kan innebära att vi inte omedelbart får radera uppgifter, exempelvis enligt bokförings- och skattelagstiftning.
• Begränsning av behandling om du anser att dina uppgifter är felaktiga och du har begärt rättelse.

11.4 Du har rätt att invända mot personuppgiftsbehandling som utförs med stöd av en intresseavvägning. Då kommer OJCO Secure IT enbart att fortsätta behandlingen om det finns berättigade skäl till behandlingen som väger tyngre än dina intressen.

11.5 Om du inte vill att OJCO Secure IT behandlar dina uppgifter för direktmarknadsföring har du rätt att invända mot behandlingen genom att mejla integritet@ojco.se. När vi mottagit din invändning upphör vi med att behandla personuppgifterna för dessa marknadsföringsändamål.

11.6 Du har rätt att återkalla ditt samtycke till behandling av personuppgifter när som helst, med omedelbar verkan (undantaget där lag kräver uppgifter) och utan kostnad. Gör detta genom att kontakta OJCO Secure IT på +46 (0) 10 179 72 80 eller integritet@ojco.se.

12. Policy för hantering av e-postadresser

Vi hanterar din e-postadress enligt vår integritetspolicy.

• Din e-postadress kommer inte att säljas eller hyras ut till annat företag som inte ingår i OJCO Secure IT eller dess koncernbolag.
• Alla e-postutskick görs med teknik som inte synliggör e-postadresser för andra prenumeranter.
• Vid beställning av e-postutskick såsom nyhetsbrev samtycker du till att dina personuppgifter – e-post, företag, förnamn, efternamn, adress, mobil och yrkestitel – får lagras och användas inom OJCO för löpande och riktad direktmarknadsföring.
• Uppgifter som lämnas genom att använda OJCO:s digitala tjänster och erbjudanden kan, tillsammans med uppgifter som samlas in via dataanalysverktyget Google Analytics, användas för att anpassa innehåll, tjänster, direktmarknadsföring och annonsering.
• I varje utskick har du som prenumerant möjlighet att avregistrera dig från framtida utskick och möjlighet att få personuppgifterna raderade från e-postsystemet.
• Samtycket är giltigt till dess du som prenumerant själv säger upp det. Återkalla samtycket genom att kontakta OJCO på integritet@ojco.se eller +46 (0) 10 179 72 80.

13. Kontaktuppgifter till OJCO Secure IT

Kontakta oss om du har frågor om integritetspolicyn, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag.