När Mats Hultin tillträdde som cio på Ericsson för snart fyra år sedan så bestämdes det att det var dags att se över företagets stora outsourcingkontrakt. Samtidigt tryckte molnteamet som leddes av Johan Sporre på om att det var dags för en modernisering och en tydlig molnstrategi framåt. Och så blev det.
– Vi valde att kombinera valet av nya partner och en övergång till molnet och lade väldigt mycket krut på hur en modern samverkansstruktur ska se ut. Vi förstod att vi behövde en molnpartner som stod för systemintegration och infrastruktur och där vår roll skulle vara att hålla ihop ekosystemet, säger Mats Hultin.
Lång sourcingprocess
Sourcingprocessen blev lång och noggrann för att man skulle få fram hur modellen skulle se ut och vilka krav som skulle ställas på olika partner och alla de stora systemintegratörermna fick vara med och påverka genom att visa sin bästa praxis.
– På så sätt fick vi inspiration och kunde forma vår slutgiltiga modell, så det var ett samskapande.
Mer än tio potentiella partner var med men till sist föll valet på HCL som den stora partnern. Och när det var dags att få samarbetet på plats och börja den stora molnmigreringen så kom covid.
Johan Sporre.
Men även om det medförde att Ericsson tappade lite tid initialt så ändrade det också fokuset internt.
– Det gick snabbt från ”hur gör vi det här” till ”hur fort kan vi göra det här”, säger Johan Sporre.
Strategin bakom molnflytten byggde till stor del på dagens krav på att snabbare kunna identifiera och konsumera ny teknik. Det är helt enkelt inte hållbart att arbeta med så långa planeringshorisonter som it-avdelningen gjort med under lång tid – mellan sex och tolv månader.
– Vi insåg att vi behövde jobba mycket mer med att minska ”time to impact”. Det handlar om hur snabbt vi kan få tillgång till den nya tekniken, generera intäkter snabbare och snabbare få infrstrukturen på plats. Allt handlar om hastighet – det blev det viktigaste för oss.
Krävde förarbete
Parallellt med hela sourcingprocessen gjordes också annat arbete för att bereda vägen för molnet.
En viktig del i det handlar om risk och där är det avgörande att man är bra på informationshantering och regelefterlevnad redan innan man börjar migrera till molnet.
– Det man måste göra är att gå in i sin informationshantering och klassificering mycket djupare, säger Mats Hultin.
Hela förflyttningen följdes också kontinuerligt av en granskningsgrupp som tittade på de kommersiella och legala aspekterna på lasterna och ett regelefterlevnadsteam.
Det krävdes också en ny operativ modell för att det skulle fungera med molnet.
– Vi införde agilt arbetssätt och agil produktion så det var på plats när vi började arbeta med våra tjänsteleverantörer. Det var en del av den kulturella resa som lägger grunden – om den inte görs är organisationen inte redo för nya arbetssätt, policies och processer, säger Johan Sporre.
Satte mål på 80 procent
Som en del i det sattes också ett mål om hur mycket av de centrala applikationerna skulle upp i molnet.
– Vi satte ett mål på att få upp 80 procent i molnet så att alla skulle få rätt mindset – att det nya skulle dominera och att vi skulle utmana processer och kultur i stället för att anpassa till det gamla.
Men målet var också helt realistiskt och inte taget ur luften understryker Mats Hultin och Johan Sporre.
– Vi visste ganska väl hur potentialen såg ut. Vi verifierade antagandet om hur mycket vi kunde flytta genom att verksamheten testade tio leverantörer där vi provtryckte den tekniska möjligheten att lyfta till molnet och hur mycket verksamheten klarade av flytta och hantera. Då såg vi att 80 procent var realistiskt.
Över 90 procent
I dag, två år efter att förflyttningen drog igång på allvar, ligger över 90 procent av alla applikationer i publika molnet. Runt 30 procent av alla applikationer är nya och ungefär 20 procent har avvecklats. Så landskapet är rätt förändrat.
– De tio procent som ligger kvar on prem gör det på grund av legala krav eller teknisk skuld, säger Johan Sporre.
Ericsson använder sig av alla de tre stora molnleverantörerna – Microsoft , AWS och Google.
Ungefär 50 procent konsumeras av it-avdelningen och 50 procent ute i verksamheten.
Mats Hultin.
En viktig fråga har varit att se till att inte kostnaderna skenar iväg när det blivit så lätt att få tillgång till kapacitet och verktyg.
– Det är så enkelt att konsumera samtidigt som vi inte kan konsumera hur mycket som helst så här är det viktigt med information och styrning, säger Mats Hultin.
Just de finansiella processerna är bland de svåraste att implementera och har krävt en stor kulturell förändring.
– Tidigare har ansvaret för kostnadskontrollen legat hos infrastrukturteamen och nu ligger det i verksamheten och det kräver en hel del styrning. Och det finns ju också åtgärder som att begränsa budgetar som kan sättas in.
Migrerat affärssystemet
En stor del av migreringen har handlat om att få affärssystemet från SAP till molnet – en resa som tog sex månader ungefär.
– Vår SAP-miljö är en av de största och mest komplexa i världen så det var en jätteflytt, säger Johan Sporre.
För att lyckas så gjordes planeringen i nära samverkan med alla partner..
– Att arbeta proaktivt med specialister har varit en framgångsfaktor. Dessutom så visste vi att SAP fungerar bra i AWS moln, säger Mats Hultin.
Själva kärnsystemet flyttades under en enda helg – 300 personer jobbade i skift efter ett minutschema. Och den rigorösa planeringen fungerade.
– Tisdagen efter kom en kille från finans och sa ”när ni flyttar nästa helg vill jag att ni ringer varje timme så jag vet om det blir några problem” – och vi fick förklara att flytten redan gjorts. Det var ett väldigt bra betyg, säger Johan Sporre.
Snabbhet viktigt
Att migrera så snabbt som Ericsson gjort tror Mats Hultin är en framgångsfaktor.
– Speed har gått före perfektion – vi har inte tillåtit att man klurar hur mycket som helst på alternativa infrastrukturstrategier. Vi har ett talesätt på Ericsson – ”imagine possible”. Allt går att göra mycket fortare än man tror. Vi satte upp en tuff tidplan och arbetade ganska forcerat, men när man kommit över 50 procent i molnet så får man en omställning i hela it-organisationen. Jag tror att om man drar ut på det så blir det en mer smärtsam process.
Många företag fokuserar på att optimera sina molninvesteringar nu när tiderna är lite sämre – är ni också där?
– Det finns en potential att optimera infrastrukturen ännu mer och det fortsätter vi med och jag tror egentligen aldrig vi kommer att sluta optimera.
Kostnader inte allt
Med det sagt så tycker Mats Hultin att det inte räcker att titta bara på kostnader.
– Det fanns ett element av att dra ner kostnader när vi startade men vi tittade mer på helheten. Vi har också kommit mycket närmare affären nu – de använder sig också av molnet och det finns en synk mellan it och affären på ett nytt sätt nu.
Varken han eller Johan Sporre vill tala så mycket om kostnader men nyckeltalen ligger rätt.
– Tyvärr kan vi inte dela med oss av dem men det ser bra ut både när det gäller kostnader och produktivitet.
Men något som absolut sparar kostnader är att man får tillgång till infrastruktur och verktyg man annars skulle behöva få på plats eller utveckla själv.
– När det kommer ny teknik som exempelvis nu när AI tar ett nytt steg så kan vi använda oss av det direkt. Vi kan utnyttja våra molnleverantörers investeringar på många miljarder i stället för att själva utveckla för några miljoner. Det är svårt att hänga med och tävla där, säger Mats Hultin.
Läs också: Så digitaliserar Peab i tuffa tider – ”stöd till användarna, inte system för att rapportera tid”Svenska kraftnät satsar sju miljarder på it för att säkra el-leveransen